Ochrana osobných údajov

INFORMÁCIE O SPRACÚVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV

Účelom tejto informácie je vysvetliť ako Komerčné Nehnuteľnosti Bratislava, registrované ako spoločnosť L&J group, s. r. o.  so sídlom: Galvaniho 29, Bratislava 821 04, IČO: 44 435 959 („ďalej len KNB") spracúva osobné údaje dotknutých osôb a aké sú ich práva podľa nariadenia Európskeho parlamentu a Rady EÚ 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov.

AKO KNBA ZÍSKAVA OSOBNÉ ÚDAJE

KNB získava osobné údaje nasledovnými spôsobmi:

• priamo od svojich klientov pri uzatváraní zmlúv;

• od osôb, ktoré dobrovoľne poskytli spoločnosti svoje osobné údaje a udelil jej súhlas na ich spracúvanie (e-mailom, osobitným súhlasom, prostredníctvom webovej stránky, záznamom o vykonanej obhliadke a pod.)

KNB získava a spracúva osobné údaje len v rozsahu, ktorý je primeraný účelu ich spracúvania. Osobitný dôraz pritom KNB kladie na bezpečnosť a ochranu osobných údajov a práva dotknutých osôb.

AKÝ JE PRÁVNY ÚČEL A ZÁKLAD SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV

KNB spracúva osobné údaje na základe nasledovných právnych titulov ustanovených nariadením a zákonom:

Plnenie zmluvy

• KNB spracúva osobné údaje dotknutých osôb pre účely súvisiace s plnením zmluvných záväzkov oboch zmluvných strán, a to najmä uzavretie, zmeny a ukončenie zmluvy. Poskytnutie osobných údajov dotknutou osobou spoločnosti v nevyhnutnom rozsahu je podmienkou uzavretia zmluvy. Neposkytnutím osobných údajov môže byť znemožnené uzatvorenie zmluvy. KNB poskytne dotknutej osobe informáciu o tom, ktoré osobné údaje sú nevyhnutné na uzavretie zmluvy, a ktoré môžu byť poskytnuté napríklad pre účely zvýšenia efektivity komunikácie. KNB uchováva osobné údaje pre účely plnenia zmluvy počas doby trvania zmluvného vzťahu medzi spoločnosťou a dotknutou osobou a nevyhnutný čas po jeho skončení.

Plnenie zákonnej povinnosti

• KNB môže spracúvať osobné údaje vrátane ich poskytovania štátnym orgánom a iným osobám, ak jej takáto povinnosť vyplýva zo zákona KNB môže z dôvodu zákonnej povinnosti napríklad poskytovať osobné údaje Slovenskej obchodnej inšpekcii, orgánom činným v trestnom konaní alebo iným štátnym orgánom či príslušným osobám v súlade so zákonom KNB uchováva osobné údaje na účely plnenia právnej povinnosti najviac po dobu nevyhnutnú na plnenie príslušnej právnej povinnosti stanovenej všeobecne záväznými právnymi predpismi.

Súhlas udelený dotknutou osobou

• KNB spracúva osobné údaje dotknutých osôb na základe súhlasu výslovne udeleného dotknutou osobou.

• KNB uchováva osobné údaje spracúvané na základe súhlasu dotknutej osoby najviac po dobu trvania takéhoto súhlasu alebo do jeho odvolania, podľa toho čo nastane skôr.

Dotknutá osoba má právo súhlas so spracúvaním osobných údajov kedykoľvek slobodne odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.

Osobné údaje spracúvajú len oprávnené osoby, ktoré boli náležitým spôsobom poverené a poučené.

PRÍJEMCOVIA OSOBNÝCH ÚDAJOV

KNB môže poveriť spracúvaním osobných údajov tretie osoby, tzv. sprostredkovateľov. Sprostredkovateľmi spoločnosti KNB sú napríklad osoby, ktoré pre KNB zabezpečujú prípravu zmluvných dokumentov ako sú napr. spolupracujúci právnici alebo spolupracujúce advokátske kancelárie, spoločnosti poskytujúce IT služby. Sprostredkovatelia spracúvajú osobné údaje pre KNB výlučne na základe zmluvy o spracovaní osobných údajov, ktorá musí spĺňať požiadavky stanovené nariadením a zákonom o ochrane osobných údajov a KNB v takýchto prípadoch striktne dbá na ochranu osobných údajov, ktoré poskytne sprostredkovateľom.

KNB neposkytuje osobné údaje mimo územia EÚ a EHP.

ÚČELY A DOBA SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV

Spracovanie osobných údajov za účelom uzatvorenia zmluvy a plnenia zmluvných povinností

Aby KNB mohla s vami uzatvoriť zmluvu a dodať objednané služby a viesť aj súvisiacu komunikáciu s vami, spracováva tieto bežné osobné údaje: meno, priezvisko, titul, adresa, dátum narodenia, rodné číslo, IČO, telefónne číslo, e-mail.

Právnym titulom (oprávnením) pre spracovávanie týchto údajov je priamo plnenie zmluvných povinností zo zmluvy. Takouto povinnosťou môže byť dodanie služieb, zaslanie konkrétnych pokynov pred konaním kurzu a pod. Pritom nemusí ísť vyložene o zmluvu uzatvorenú v klasickej tlačenej podobe, vlastnoručne podpísanú. Môže ísť napr. aj o zmluvu uzatvorenú ústne, telefonicky alebo vyplnením a odoslaním objednávkového formulára na webových stránkach a našim potvrdením takejto objednávky.

K tomuto účelu osobné údaje KNB spracováva po dobu trvania zmluvného vzťahu. Po skončení zmluvného vzťahu sú potom niektoré údaje uchovávané pre účely plnenia právnych povinností alebo pre účely oprávneného záujmu, tak ako sa dočítate v nasledujúcich častiach tohto dokumentu.

Spracovávanie osobných údajov pre splnenie povinností z účtovníckych, daňových a ďalších právnych predpisov

Aby KNB  dodržiavala povinnosti vyplývajúce z platných právnych predpisov, predovšetkým v oblasti účtovníctva, daňového práva a archívnictva. Doba, po ktorú sú údaje spracovávané, je stanovená priamo príslušnými právnymi predpismi, ktoré nám povinnosti ich spracovania ukladajú.

Spracovanie osobných údajov pre účely oprávnených záujmov našich alebo tretej osoby

Oprávneným záujmom je ochrana a preukázanie práv a právnych nárokov KNB predovšetkým z uzatvorených zmlúv alebo spôsobenej ujmy. Pre tieto účely KNB spracováva osobné údaje počas 15 rokov po ukončení zmluvnej spolupráce alebo nášho posledného kontaktu, pokiaľ k uzatvorení zmluvy nedošlo. Táto lehota je stanovená vzhľadom k premlčacím lehotám nárokov so zohľadnením toho, že sa o prípadnom na súde uplatnenom nároku nemusíme dozvedieť hneď v okamžiku jeho uplatnenia druhou stranou. Pre tieto účely sú uchovávané údaje zo zmlúv a našej vzájomnej komunikácie.

Oprávneným záujmom je ďalej priamy marketing. Pre zasielanie obchodných oznámení KNB  spracováva tieto osobné údaje našich klientov: meno, priezvisko, adresu, telefónne číslo, e-mail.

POUČENÍ O PRÁVACH DOTKNUTÝCH OSÔB

Dotknutá osoba má právo:

Právo na prístup

• vyžadovať od spoločnosti KNB potvrdenie, či sú alebo nie sú jej osobné údaje spracúvané; ak sa osobné údaje nezískali od dotknutej osoby, môže dotknutá osoba vyžadovať poskytnutie akýchkoľvek dostupných informácií, pokiaľ ide o ich zdroj,

Právo na opravu alebo doplnenie

• opravu nesprávnych/neúplných osobných údajov, ktoré KNB spracúva,

Právo na vymazanie

• výmaz osobných údajov, ak je splnený niektorý z dôvodov uvedených v nariadení alebo zákone o ochrane osobných údajov; najmä ak osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré ich KNB získala alebo spracúvala, ak dotknutá osoba odvolá súhlas a KNB nemá iný právny základ na spracúvanie, ak dotknutá osoba namieta voči spracúvaniu, alebo ak KNB spracúvala osobné údaje nezákonne; ak sú predmetom spracúvania úradné doklady obsahujúce osobné údaje, môže dotknutá osoba požiadať o ich vrátenie,

Právo na obmedzenie spracúvania

• obmedzenie spracúvania osobných údajov, ak je splnený niektorý z dôvodov uvedených v nariadení a zákone o ochrane osobných údajov; napríklad, ak dotknutá osoba oznámi, že KNB o nej spracúva nesprávne osobné údaje, môže požiadať, aby sa tieto osobné údaje nespracúvali až do momentu ich opravy,

Právo na prenosnosť

• získanie osobných údajov, ktoré sa dotknutej osoby týkajú a ktoré poskytla spoločnosti KNB v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte; dotknutá osoba má právo na prenos týchto osobných údajov ďalšiemu prevádzkovateľovi, ak je to technicky možné a ak sú splnené podmienky uvedené v nariadení a zákone o ochrane osobných údajov,

Právo namietať proti spracúvaniu

• namietať z dôvodov týkajúcich sa konkrétnej situácie proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa jej týkajú a sú nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme, vrátane namietania proti profilovaniu; namietať voči spracúvaniu osobných údajov na účely priameho marketingu bez jej súhlasu vrátane profilovania v rozsahu, v akom súvisí s takýmto priamym marketingom,

• namietať, aby sa na ňu nevzťahovalo rozhodnutie spoločnosti KNB, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní, vrátane profilovania, ktoré má právne účinky, ktoré sa jej týkajú alebo ju podobne významne ovplyvňujú, ak nariadenie a zákon o ochrane osobných údajov neustanovujú inak („automatizované rozhodovanie vrátane profilovania“); Spoločnosť KNB nevykonáva automatizované rozhodovanie vrátane profilovania;

Právo kedykoľvek odvolať súhlas

• kedykoľvek odvolať súhlas so spracúvaním osobných údajov udelený spoločnosti KNB s účinkami od momentu odvolania súhlasu.

Právo podať sťažnosť dozornému orgánu

• pri podozrení, že sa jej osobné údaje neoprávnene spracúvajú, podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so sídlom Hraničná 4826/12, 820 07 Bratislava, Slovenská republika, telefónne číslo: +421 2 3231 3220, www.dataprotection.gov.sk. Ak dotknutá osoba nemá spôsobilosť na právne úkony v plnom rozsahu, jej práva v zmysle nariadenia a zákona o ochrane osobných údajov môže uplatniť zákonný zástupca. Práva dotknutej osoby v zmysle nariadenia a zákona o ochrane osobných údajov, ktorá nežije, môže uplatniť blízka osoba.

POUČENIE DOTKNUTÝCH OSÔB O UPLATNENÍ SVOJICH PRÁV

S ohľadom na možné riziká zneužitia a zabezpečenie ochrany osobných údajov dotknutých osôb KNB stanovuje komunikačné prostriedky, ktorými možno prijať a reagovať na požiadavku dotknutej osoby vo vzťahu k osobným údajom, ktoré KNB spracúva. KNB zohľadňuje aj technické aspekty niektorých práv dotknutej osoby a prispôsobuje komunikačné prostriedky na zabezpečenie týchto práv dotknutej osoby. KNBA je oprávnená v prípade pochybnosti o totožnosti dotknutej osoby požiadať o dodatočné overenie jej totožnosti.

Dotknutá osoba si môže uplatniť svoje práva nasledovnými spôsobmi:

• osobne na adrese sídla konkrétnej spoločnosti KNB: Galvaniho 29, 821 04 Bratislava;

• doporučenou poštovou zásielkou (podpis dotknutej osoby musí byť úradne osvedčený) zaslanou na adresu sídla spoločnosti KNB: Galvaniho 29, 821 04 Bratislava

• e-mailom na adresu spoločnosti KNB: info@knba.sk

• telefonicky na telefónnom čísle spoločnosti KNB:   +421 903 308 186

TECHNICKÉ A ORGANIZAČNÉ OPATRENIA, KTORÉ SME PRIJALI NA OCHRANU VAŠICH ÚDAJOV

Za účelom čo najvyššej ochrany Vašich osobných údajov KNB do procesov spracúvania osobných údajov implementovala nasledovné zabezpečenia a prijala najmä tieto technické a organizačné opatrenia:

• KNB má vypracovanú internú dokumentáciu týkajúcu sa spracúvania osobných údajov a ich ochrany, pričom táto je plne súladná s GDPR a Zákonom,

• všetky osoby KNB, ktoré majú na základe nášho poverenia prístup k Vašim osobným údajom, sme poučili a tieto osoby spracúvajú Vaše osobné údaje na základe našich pokynov, ktoré sú v súlade s GDPR,

• KNB pravidelne preškoľujeme osoby, ktoré spracúvajú Vaše osobné údaje na základe nášho poverenia,

• KNB realizuje pravidelný monitoring právnych predpisov v oblasti ochrany osobných údajov,

• výber partnerov KNB realizuje okrem iného aj s ohľadom na záruky ich spoľahlivosti a odbornej starostlivosti pri spracúvaní osobných údajov našich klientov, pričom tieto subjekty sú KNB zaviazané mlčanlivosťou a povinnosťou prijať primerané technické a organizačné opatrenia, aby spracúvanie osobných údajov spĺňalo požiadavky GDPR,

• vaše osobné údaje sa spracúvajú v osobných počítačoch a notebookoch, ktoré sa nachádzajú v uzamykateľných priestoroch, pričom prístup tretích osôb je do týchto priestorov obmedzený a zároveň monitorovaný,

• vstup do operačného systému jednotlivých osobných počítačov a notebookov je obmedzený a podmienený zadaním osobitného jedinečného hesla. Pri odchode z pracoviska každá osoba zabezpečí odhlásenie z operačného systému príslušného osobného počítača a notebooku a pri odchode tento zároveň aj vypne a uzamkne vstupné dvere do priestorov,

• všetky stránky a aplikácie, na ktorých sa uchovávajú Vaše osobné údaje, sú chránené heslom a šifrovaním,

• osobné počítače a notebooky, v ktorých sa nachádzajú elektronické dáta informačného systému sú vybavené výlučne legálnymi a schválenými softvérmi, ktoré zabezpečujú ochranu pred vírusmi a spyware, resp. inými prípadnými útokmi počítačových hackerov. Rozsah prístupu a spôsob prideľovania hesiel, pravidelných zmien a aktualizácií hesiel upravuje interná smernica. Najdôležitejšie dokumenty, resp. súbory, ktoré sa nachádzajú v informačných systémoch sú taktiež zaheslované heslom, ktoré vytvoril a ktorým disponuje len autor dokumentu, prípadne iné oprávnené osoby, najmä osoby, ktorým je dokument určený,

• likvidáciu dokumentov v tlačenej forme KNB zabezpečuje pomocou zariadenia na skartovanie listín takým spôsobom, že zlikvidované dokumenty a zložky nie je možné zrekonštruovať na opätovné použitie akýmkoľvek spôsobom, a to v pravidelných intervaloch,

• likvidáciu elektronických dokumentov a dát KNB zabezpečuje takým spôsobom, že uvedené dokumenty a dáta sa trvalo a nenávratne odstránia z hard disku serverového počítača.